Hivatalos szövegek névszói és személytelen szerkezetei.

1.Az eljárás kerül előtérbe

A hivatalos szövegek gyakran nem azt emelik ki, hogy ki cselekszik, hanem az eljárást, annak feltételeit vagy eredményét. Ezt névszói szerkezetekkel és a cselekvő megnevezését háttérbe szorító, személytelen megfogalmazásokkal érik el. A megfelelő szerkezet kiválasztásakor a kötelezettség, az engedély és a felelősség pontos kifejezésére is ügyelned kell.

A három mondat nem teljesen azonos jelentésű. Az első tevékenységet közöl, a második feladatot rendel valakihez, a harmadik kötelezettséget fejez ki, de önmagában nem nevezi meg a felelőst.

A szerkezetválasztás fő szempontjai:

• az eljárás vagy a cselekvő legyen-e a közlés középpontjában;
• szükséges-e egyértelműen megnevezni a felelőst;
• tényt, követelményt vagy lehetőséget közölsz-e.

2.Főnevesítés: a cselekvésből névszói szerkezet

Az igével kifejezett cselekvést gyakran -ás/-és képzős főnév nevezi meg: ellenőriz → ellenőrzés, benyújt → benyújtás. A főnevesítés lehetővé teszi, hogy az egész cselekvésről mint feladatról, feltételről vagy eseményről beszélj.

Igés megfogalmazás	Névszói szerkezet	Példamondat
benyújtja a kérelmet	a kérelem benyújtása	A kérelem benyújtása díjmentes.
ellenőrzi az adatokat	az adatok ellenőrzése	Az adatok ellenőrzése kötelező.
a bizottság dönt	a bizottság döntése	A bizottság döntése végleges.
módosítja a szerződést	a szerződés módosítása	A szerződés módosításához mindkét fél hozzájárulása szükséges.

Az ige tárgya gyakran birtokos jelzővé válik: ellenőrzi az adatokat → az adatok ellenőrzése. A cselekvést jelölő főnéven birtokos személyjel jelenik meg: ellenőrzés-e. A birtokos szerkezet azonban a cselekvőt is jelölheti: a bizottság döntése. Ezért a névszói alakból nem mindig derül ki önmagában, hogy ki mit tesz.

Más vonzatokat gyakran külön szerkezettel kapcsolunk a főnévhez:

A történő és a való itt a bővítmény névszóhoz kapcsolását segíti. Nem kell minden főnevesítéshez hozzáadnod őket: a kérelem benyújtása önmagában is teljes szerkezet.

3.Követelmény és lehetőség személytelenül

A személytelen megfogalmazás nem egyetlen nyelvtani alak. Többféle szerkezet közös szövegbeli hatása, hogy a cselekvő helyett a követelményre vagy a lehetőségre irányítja a figyelmet.

Szerkezet	Példa	Mit fejez ki?
kell + főnévi igenév	A kérelmet alá kell írni.	Kötelezettséget.
szükséges + főnévi igenév	Szükséges ellenőrizni az adatokat.	Szükségességet.
szükséges, hogy…	Szükséges, hogy az ügyfél igazolja a jogosultságát.	Szükségességet, megnevezett cselekvővel.
tilos + főnévi igenév	Tilos az adatokat engedély nélkül továbbítani.	Tiltást.
lehet + főnévi igenév	A kérelmet elektronikusan is be lehet nyújtani.	A helyzettől függően lehetőséget vagy engedélyt.
-ható/-hető	A határidő meghosszabbítható.	Lehetőséget; szabályozó szövegben engedélyezett lehetőséget is.

A kell mellett is megnevezheted a kötelezettet. Ilyenkor a személyragozott főnévi igenév és a -nak/-nek ragos névszó egyértelművé teszi, kire vonatkozik az előírás:

Az olvasható például jelentheti azt, hogy egy szöveg betűi jól kivehetők; nem feltétlenül engedélyről van szó. Ha az engedélyezés ténye fontos, pontosabb lehet: Az irat megtekintése engedélyezett.

4.Állapot, eredmény és hivatali fordulatok

A hivatalos közlés gyakran egy ügy vagy irat állapotát rögzíti. Ilyenkor természetesek a névszói állítmányok és az eredményállapotot kifejező szerkezetek.

Az első három mondatban jelen időben, harmadik személyben nincs kimondott van. Múlt időben megjelenik a volt: Az igazolás érvényes volt. Az ügy le van zárva szerkezet viszont -va/-ve képzős határozói igenevet és létigét tartalmaz; a létige itt nem hagyható el ugyanígy.

A le van zárva elsősorban az eredményállapotot mutatja. Nem hibás pusztán azért, mert nem nevezi meg a cselekvőt. Ha az intézkedés végrehajtója fontosabb, válassz igés mondatot: A hivatal lezárta az ügyet.

Gyakoriak az olyan fordulatok is, mint sor kerül valamire, valami megtörténik, illetve valami elbírálásra kerül. Ezek nem mind ugyanazt jelentik:

Hivatali megfogalmazás	Mire irányítja a figyelmet?
Az ellenőrzésre hétfőn kerül sor.	Az esemény időpontjára.
A kérelem elbírálása megtörtént.	A folyamat lezárulására.
A kérelem elbírálásra kerül.	Az eljárási eseményre, a cselekvő megnevezése nélkül.

5.Pontosság a túlzott névszóiság helyett

A névszói szerkezet hasznos lehet címekben, felsorolásokban és eljárási szabályokban: A kérelem benyújtásának feltételei. Több egymásba ágyazott főnevesítés azonban megnehezítheti az értelmezést.

Az utolsó változat csak akkor megfelelő, ha valóban az ügyintéző feladata az igazolás. A világosabb stílus kedvéért sem szabad új kötelezettséget vagy új szereplőt bevezetned.

Átfogalmazáskor az esemény állapotát is őrizd meg:

• A bizottság elbírálja a kérelmet. – Tevékenységet közöl.
• A bizottságnak el kell bírálnia a kérelmet. – Kötelezettséget ír elő.
• A bizottság elbírálta a kérelmet. – Befejezett eseményt közöl.
• A kérelem elbírálható. – Lehetőséget fejez ki, nem kész döntést.

6.Ellenőrzőlista fogalmazáshoz

1. Válaszd ki a közlés célját: tényt, állapotot, kötelezettséget vagy lehetőséget fogalmazol meg?
2. Tisztázd a szerepeket: egyértelmű, ki cselekszik, és mire irányul a cselekvés?
3. Nevezd meg a felelőst, ha enélkül bizonytalan lenne, kinek kell eljárnia.
4. Bontsd fel a hosszú névszói láncokat, ha egy igés mondat könnyebben érthető.
5. Őrizd meg a jelentést: az átfogalmazás ne változtassa meg az időviszonyt, a kötelezettséget vagy az engedélyt.

A jó hivatalos szöveg nem attól pontos, hogy kerüli az igéket és a személyeket, hanem attól, hogy az eljárást, a feltételeket és a felelősséget félreérthetetlenül közli.