Граматика офіційного звернення: точність і ввічливість.

В офіційному зверненні потрібно не лише виявити повагу, а й точно назвати адресата, бажану дію та строк її виконання. Вибір відмінка, особи дієслова й способу вираження прохання допомагає розмежувати ввічливість, можливість та обов’язок.

1.Назви адресата: кому пишеш і до кого звертаєшся

У реквізиті адресата назву особи ставлять у давальному відмінку: зазначають, кому призначено документ. Безпосереднє звертання потребує кличного відмінка.

Функція	Приклад	Граматична особливість
Позначення адресата	Директорці ліцею Олені Петренко	Давальний відмінок; жіноче прізвище на -о не відмінюється
Звертання на ім’я та по батькові	Шановна Олено Петрівно!	Обидва іменники мають форму кличного відмінка
Звертання з назвою посади	Шановний пане директоре!	Обидва іменники мають форму кличного відмінка
Звертання до жінки	Шановна пані Олено!	Пані не змінюється; ім’я має форму кличного відмінка
Звертання до групи	Шановні колеги!	Форма звертання збігається з називним множини

Прикметник шановний / шановна / шановні узгоджуй із назвою адресата в роді й числі. Не перенось давальний відмінок із реквізиту в саме звертання: Олені Петрівні — кому пишеш; Олено Петрівно — до кого звертаєшся.

Окреме початкове звертання можна завершити знаком оклику; наступне речення починай із великої літери. Усередині речення звертання відокремлюй комами: Пані Олено, просимо уточнити дату зустрічі.

2.Ви, Ваш і дієслівне узгодження

В офіційному листі до однієї конкретної особи займенники Ви, Вас, Вам, Вами та присвійний займенник Ваш пишуть із великої літери як форму ввічливості. У зверненні до кількох осіб або невизначеного кола читачів уживають малу літеру: ви, ваш.

Ввічливе Ви вимагає дієслова у множині, навіть коли адресат один: Ви повідомили, Ви можете, чи могли б Ви. В офіційному листі до жінки пиши Ви надіслали, а не Ви надіслала.

Форма присвійного займенника залежить від назви того, що належить адресатові: Ваш лист, Ваша заява, Ваше звернення, Ваші документи. Рід адресата тут не визначає закінчення.

3.Прохання, можливість і обов’язок

Ввічливість не зводиться до умовного способу. Пряме просимо надіслати цілком доречне в офіційному листуванні. Вибирай конструкцію відповідно до того, чи просиш про сприяння, чи повідомляєш про встановлену вимогу.

Намір	Конструкція	Приклад
Особисте прохання	Прошу + інфінітив	Прошу надати копію рішення.
Прохання від установи або групи	Просимо + інфінітив	Просимо підтвердити участь у нараді.
Обережний запит про можливість	Чи могли б Ви + інфінітив?	Чи могли б Ви запропонувати інший час зустрічі?
Ввічливе пряме спонукання	Наказовий спосіб + будь ласка	Повідомте, будь ласка, номер заяви.
Повідомлення про обов’язок	Маєте / зобов’язані + інфінітив	За умовами договору Ви маєте подати звіт до 10 травня включно.

У сполуці чи могли б Ви частку б пишуть окремо. Вона пом’якшує прохання, а форма могли тут не повідомляє про минулу дію.

Будь ласка відокремлюй комами: Будь ласка, надішліть відповідь; Надішліть, будь ласка, відповідь.

4.Керування: точний зв’язок між словами

Офіційний стиль не змінює відмінкового керування. Перевіряй не лише окреме слово, а й те, якої форми воно потребує після себе.

Сполука	Керування	Приклад
згідно з	Орудний відмінок	згідно з наказом
відповідно до	Родовий відмінок	відповідно до наказу
звернутися до	Родовий відмінок	звернутися до директорки
повідомити кому про що	Давальний; про зі знахідним	повідомити заявникові про рішення
надати кому що	Давальний і знахідний	надати заявниці копію
дякувати кому за що	Давальний; за зі знахідним	дякувати Вам за відповідь

Не змішуй моделі: нормативно згідно з наказом або відповідно до наказу, а не згідно наказу чи відповідно з наказом.

Якщо два дієслова потребують різних відмінків, не приєднуй до них один спільний додаток без перебудови.

5.Виконавець, дія і строк без двозначності

Після прошу / просимо інфінітив зазвичай називає дію, яку має виконати адресат: Просимо надіслати відповідь. Якщо виконавець інший, назви його прямо.

• Просимо Вас перевірити дані — перевірку має виконати адресат.
• Просимо забезпечити перевірку даних технічним відділом — адресат має організувати перевірку, а виконає її відділ.
• Просимо повідомити, коли технічний відділ завершить перевірку — адресат має надати інформацію.

Уточнюй, хто стоїть за займенниками він, вона, вони. Речення Просимо повідомити керівницю відділу, що вона має підписати заяву може бути неясним, якщо раніше згадано кількох жінок. Якщо підписати має саме керівниця, напиши: Просимо повідомити керівницю відділу про необхідність підписати заяву особисто.

Для строків використовуй календарну дату й за потреби час. Замість нечіткого найближчим часом напиши не пізніше 15:00 12 червня. Якщо останній день входить у строк, це можна підкреслити: до 12 червня включно.

6.Зразок і перевірка перед надсиланням

Тут Олено Петрівно називає адресатку в кличному відмінку; Вам, Ви позначають ввічливе звернення до однієї особи; просимо уточнити й надіслати визначає потрібні дії. Останнє речення прямо дозволяє обговорити іншу дату: це прохання, а не повідомлення про незмінний обов’язковий строк.

Перед надсиланням перевір:

1. Чи розрізнено давальний відмінок адресата і кличний відмінок звертання?
2. Чи відповідає написання Ви / ви кількості адресатів?
3. Чи узгоджено дієслова з Ви у множині?
4. Чи не підмінено прохання обов’язком або навпаки?
5. Чи правильні прийменники й відмінки залежних слів?
6. Чи однозначно названо дію, виконавця та строк?